informations générales
Paris
CDD
Au sein de l'École doctorale (ED) du Collège Doctoral de Sorbonne Université.
Fonctions : Gestionnaire d'école doctorale
Emploi-type : J4C42 technicien en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans)
Mission :
Sous l'autorité de la directrice ou du directeur de l'école doctorale , le/la gestionnaire d'école doctorale assiste la direction de l'école doctorale. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l'école doctorale (ED) : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies au sein du Collège doctoral.
Activités principales :
- Accueillir, informer et orienter les usagers de l'école doctorale : candidats à l'admission, doctorants-tes, directeurs-trices de thèse ou de laboratoires de recherche, les docteur-es, autres services de l'université et des partenaires de l'école doctorale
- Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants :
1) Étudier et traiter les demandes de candidatures/préinscriptions et de réinscription pédagogique jusqu'à autorisation et avant traitement par le DIADM
2) Informer et orienter les doctorants vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales etc)
3) Suivre les demandes de thèses en co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI
4) Veiller au bon déroulement des comités de suivi : contrôler les échéances et le retour du rapport du comité auprès de l'ED, contribuer éventuellement à leur organisation
5) Veiller à ce que chaque doctorant de l'ED bénéficie d'un plan individuel de formation et d'un portfolio
6) Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance et les soumettre au/ à la directeur/ trice d'ED, avant traitement par le DIADM
7) Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap.) et les soumettre à la direction de l'ED pour validation, puis les transmettre au Collège Doctoral
8) Soumettre la demande de césure à la direction de l'ED pour avis
9) Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux de l'ED
10) Contribuer à la saisie des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l'ED dans l'application dédiée.
11) Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d'appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université.
12) Instruire les dossiers de mobilités des doctorantes et doctorants, (ordre de missions, conventions pédagogiques)
- Alimenter des bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée
1) Vérifier et stabiliser/fiabiliser les données saisies par les doctorantes et doctorants,
2) Vérifier et mettre à jour à jour les données relevant de son ED
3) Alimenter des tableaux de bord et de suivi
4) Répondre aux différentes enquêtes internes ou externes (Siredo.) et contribuer à la constitution des dossiers d'évaluation (collecte de données, établissement des documents)
- Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuser
1) Mettre à jour le site internet de l'école doctorale
2) Relayer et diffuser des informations aux doctorantes et doctorants et aux encadrantes et encadrants
- Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l'école doctorale : journées d'accueil de l'ED, journées scientifiques, réunions du conseil de l'école doctorale, etc.
- Participer à la préparation du budget de l'école doctorale et réaliser et suivre l'exécution des dépenses de l'ED en relation avec le bureau de gestion financière du Collège Doctoral
- Participer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral
- Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation
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Emploi-type : J4C42 technicien en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans)
Mission :
Sous l'autorité de la directrice ou du directeur de l'école doctorale , le/la gestionnaire d'école doctorale assiste la direction de l'école doctorale. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l'école doctorale (ED) : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies au sein du Collège doctoral.
Activités principales :
- Accueillir, informer et orienter les usagers de l'école doctorale : candidats à l'admission, doctorants-tes, directeurs-trices de thèse ou de laboratoires de recherche, les docteur-es, autres services de l'université et des partenaires de l'école doctorale
- Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants :
1) Étudier et traiter les demandes de candidatures/préinscriptions et de réinscription pédagogique jusqu'à autorisation et avant traitement par le DIADM
2) Informer et orienter les doctorants vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales etc)
3) Suivre les demandes de thèses en co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI
4) Veiller au bon déroulement des comités de suivi : contrôler les échéances et le retour du rapport du comité auprès de l'ED, contribuer éventuellement à leur organisation
5) Veiller à ce que chaque doctorant de l'ED bénéficie d'un plan individuel de formation et d'un portfolio
6) Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance et les soumettre au/ à la directeur/ trice d'ED, avant traitement par le DIADM
7) Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap.) et les soumettre à la direction de l'ED pour validation, puis les transmettre au Collège Doctoral
8) Soumettre la demande de césure à la direction de l'ED pour avis
9) Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux de l'ED
10) Contribuer à la saisie des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l'ED dans l'application dédiée.
11) Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d'appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université.
12) Instruire les dossiers de mobilités des doctorantes et doctorants, (ordre de missions, conventions pédagogiques)
- Alimenter des bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée
1) Vérifier et stabiliser/fiabiliser les données saisies par les doctorantes et doctorants,
2) Vérifier et mettre à jour à jour les données relevant de son ED
3) Alimenter des tableaux de bord et de suivi
4) Répondre aux différentes enquêtes internes ou externes (Siredo.) et contribuer à la constitution des dossiers d'évaluation (collecte de données, établissement des documents)
- Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuser
1) Mettre à jour le site internet de l'école doctorale
2) Relayer et diffuser des informations aux doctorantes et doctorants et aux encadrantes et encadrants
- Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l'école doctorale : journées d'accueil de l'ED, journées scientifiques, réunions du conseil de l'école doctorale, etc.
- Participer à la préparation du budget de l'école doctorale et réaliser et suivre l'exécution des dépenses de l'ED en relation avec le bureau de gestion financière du Collège Doctoral
- Participer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral
- Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation
